Divco - Bâtir au-delà des attentes

Politique de confidentialité

Date d’adoption : 2024-06-04
Date de la dernière mise à jour : 2024-06-04

Contexte

En tant qu’entreprise domiciliée dans la province de Québec (Canada) qui recueille des renseignements personnels par des moyens technologiques dans le cadre de ses activités, DIVCO LIMITÉE, (l’« Entreprise », « nous » ou « notre ») immatriculée au registre des entreprises du Québec sous le no. 1143684232, doit publier sur son site web en termes simples et clairs, une politique de confidentialité et les avis portant sur toute modification à cette politique.

Cadre législatif

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c. 25), l’Entreprise met en œuvre des moyens visant à protéger vos renseignements personnels.

Objectifs de la politique

Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») encadre nos pratiques de confidentialité relativement aux renseignements personnels que vous partagez volontairement avec nous dans le cadre de votre visite de notre site Web, soit https://www.divco.ca/fr (ci-après le « Site Web »), en communiquant avec nous par le biais des médias sociaux ou lorsque vous communiquez avec nous en utilisant le moyen de votre choix (ex : téléphone, par courriel, etc.).

Résumé

Quoi : Nous recueillons que les renseignements personnels nécessaires qui permettent de vous identifier aux fins prévues dans la présente Politique.

Comment et pourquoi : Lorsque vous utilisez notre Site Web ou que vous communiquez avec nous en utilisant le moyen de votre choix, des renseignements personnels pourront être recueillis par le biais de témoins de connexion notamment afin d’assurer la fonctionnalité du Site Web, faciliter son utilisation et mesurer sa performance, et aux autres fins prévues dans la présente Politique.

Qui : Au sein de l’Entreprise, seuls les employés du département des communications, du département des ressources humaines (lors du dépôt d’une candidature) et les membres de l’administration, lorsque nécessaire, ont accès aux renseignements personnels recueillis.

Où : Vos renseignements personnels sont détenus dans les serveurs de notre fournisseur de Site Web, situés au Québec et dans d’autres provinces canadiennes. Ainsi, vos renseignements personnels pourraient être communiqués à l’extérieur du Québec.

Vos droits : Vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, et de demander l’accès ou la rectification de vos renseignements personnels que nous détenons, sous réserve de vos obligations légales ou contractuelles.

Collecte et accès

L’Entreprise recueille vos renseignements personnels par le biais de l’un ou l’autre des moyens technologiques mentionnés sur cette page, notamment par votre utilisation du Site Web qui entraîne une collecte de renseignements personnels par des témoins de connexion, suite à votre consentement, ainsi que par toute communication de votre part à l’endroit de l’Entreprise, que ce soit par l’entreprise d’un appel téléphonique, un courriel électronique, ou par un média social (par exemple, LinkedIn).

Seuls les employés du département des communications, du département des ressources humaines (lors du dépôt d’une candidature) et les membres de l’administration, lorsque nécessaire, ont accès aux renseignements personnels recueillis.

Veuillez noter que l’accès à vos renseignements personnels est limité aux personnes pour qui un tel accès est absolument nécessaire dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’Entreprise. Notamment, les renseignements personnels recueillis par le biais du formulaire électronique retrouvé sur notre Site Web, dans la section intitulée « Sous-traitance », sont accessibles à un responsable du service de l’estimation de l’entreprise.

Situations de collecte et catégories de renseignements personnels

Dans le cadre de l’une ou l’autre de ses activités, incluant l’établissement ou le maintien de relations d’affaires, l’Entreprise peut être amenée à recueillir et traiter certains types de renseignements dans le cadre de différentes situations de collecte. Ces renseignements ne sont pas toujours des renseignements personnels, mais peuvent devenir ou être considérés comme des renseignements personnels lorsqu’il est possible de vous identifier par l’utilisation de ces renseignements, seuls ou en combinaison avec d’autres renseignements.

Les situations de collecte et les catégories de renseignements personnels sont énumérées ci-après :

Renseignements personnels recueillis lorsque vous communiquez avec l’Entreprise

Lorsque vous nous écrivez par courriel, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel ainsi que les autres renseignements personnels fournis volontairement. Par exemple, si vous transmettez votre curriculum vitae à emploi@divco.ca afin de postuler à un emploi au sein de l’Entreprise, nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre curriculum vitae et dans votre courriel, tels que votre nom, prénom, et adresse courriel.

Lorsque vous nous contactez par téléphone, selon la nature de votre demande, nous recueillons votre nom et numéro de téléphone, ainsi que les autres renseignements personnels fournis volontairement.

Lorsque que vous nous contactez sur les médias sociaux, nous recueillons les renseignements personnels fournis volontairement dans votre message ainsi que votre nom et prénom. Dans l’éventualité où vous communiqueriez avec nous par le biais de LinkedIn, afin de nous acheminer votre candidature à un emploi au sein de l’Entreprise, nous recueillerons également les renseignements personnels que vous rendez publics sur votre compte LinkedIn, tel que votre historique d’emploi.

Le formulaire électronique retrouvé sur notre Site Web, dans la section intitulée « Sous-traitance », a pour finalité la collecte de coordonnées professionnelles (et non de renseignements personnels) pour une éventuelle relation d’affaires avec l’Entreprise, en tant que sous-traitant. Cependant, dans l’éventualité où vous inséreriez des renseignements personnels dans ce formulaire électronique, ces renseignements personnels seront collectés afin que l’Entreprise puisse entrer en contact avec vous. Ces renseignements personnels sont notamment:

Nom et prénom;
Adresse courriel personnelle;
Adresse résidentielle;
Numéro de téléphone personnel;
Numéro de télécopieur personnel; et
Tout autre renseignement personnel fourni volontairement par vous dans le formulaire électronique.

Tel que détaillé dans la section intitulée « Accéder à vos renseignements personnels » de la présente Politique, vous avez le droit de communiquer avec nous afin de rectifier ces renseignements et les remplacer par vos coordonnées professionnelles.

Pour les fins de la prestation des services offerts par l’Entreprise, d’autres renseignements personnels pourraient être recueillis auprès de vous par d’autres moyens. Cependant, nous nous assurerons alors, à ce moment, d’obtenir votre consentement exprès à de telles collectes de renseignements personnels, de manière spécifique.

Renseignements personnels recueillis sur le Site Web

Lorsque vous accédez au Site Web, un serveur collecte automatiquement les renseignements personnels suivants :

Votre adresse IP;
Le navigateur que vous utilisez (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Brave...);
Votre système d’exploitation (Windows, Mac OS…);
Le nom de domaine de votre fournisseur d’accès Internet;
La date et l’heure de votre visite sur le Site;
Les pages que vous consultez sur le Site; et
L’adresse du site web duquel vous accédez au Site.

Lorsque vous naviguez sur le Site Web, des témoins de connexion (communément appelés «cookies») sont générés à chaque visite. Les témoins de connexion sont des fichiers de données installés sur votre ordinateur par les sites web que vous consultez, et ils permettent un échange de données entre votre ordinateur et les sites web consultés. Les témoins de connexion utilisés sur notre Site Web sont décrits dans le tableau suivant :

Témoins	Description et fins	Durée	Type
XSRF-TOKEN	L’Entreprise utilise ce témoin de connexion afin d’empêcher des cyberattaques de type « Cross-Site Request Forgery ».	2 heures	Nécessaire / Mesure de sécurité
divco_session	L’Entreprise utilise ce témoin de connexion pour attribuer un numéro d’identifiant unique au visiteur et recueillir des informations telles que les données saisies par l'utilisateur et suit les mouvements de l'utilisateur sur le Site Web. Le témoin de connexion stocke les informations de manière anonyme et attribue un numéro généré de manière aléatoire pour reconnaître les visiteurs uniques.	2 heures	Analyse

Certains de ces témoins de connexion peuvent communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Fins

Nous recueillons les renseignements personnels susmentionnés aux fins suivantes:

Communiquer avec vous afin, par exemple, de répondre à une question transmise par vous à l’Entreprise, ou afin de vous offrir un emploi ou obtenir plus d’informations relativement à votre candidature;
Promouvoir les services offerts par l’Entreprise;
Évaluer toute candidature soumise à l’Entreprise;
Promouvoir le Site Web;
Assurer la fonctionnalité du Site Web, faciliter son utilisation, et mesurer sa performance;
Répondre aux exigences légales et réglementaires en vigueur en matière de protection des renseignements personnels;
Protéger vos droits (par exemple, afin de nous assurer que des tiers non autorisés n’accèdent pas à vos renseignements personnels);

Nous vous aviserons et nous assurerons d’obtenir tout consentement nécessaire à la collecte, à l’utilisation ou à la communication pour toute autre fin que celles énumérées ci-dessus, le cas échéant.

Profilage et identification

En raison de l’usage des témoins de connexion susmentionnés, nous utilisons les renseignements personnels de nos visiteurs à des fins de profilage et d’identification. Veuillez noter, toutefois, que la collecte et l’utilisation de renseignements personnels à telles fins sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en autorisant la collecte de renseignements personnels à des fins de profilage et d’identification en approuvant le choix dans la fenêtre contextuelle qui vous est communiquée lorsque vous accédez à notre Site Web.

Communication

Nous communiquons les renseignements personnels identifiés dans la section intitulée « Renseignements personnels recueillis sur le Site Web » de la présente Politique à notre fournisseur de service en matière d’hébergement infonuagique et de tenue et d’administration de site web.

Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement dans les circonstances où cela est permis ou imposé par la loi applicable, ou suivant l’obtention de votre consentement.

Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec. Notez que préalablement à la communication d’un de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, soit une démarche nous permettant de considérer tous les facteurs pouvant avoir un impact sur votre vie privée afin de déterminer si vos renseignements personnels seront adéquatement protégés. De plus nous signons des contrats ou des ententes prévoyant des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos renseignements personnels. Veuillez noter que dans le cas d’une telle communication à l’extérieur du Québec, vos renseignements personnels seront soumis aux lois de la juridiction à laquelle vos renseignements seront communiqués.

Consentement

Toute personne qui utilise le Site Web ou qui communique avec l’Entreprise consent à la collecte, à l’usage et à la communication de ses renseignements personnels pour les fins ayant été communiquées et aux entités susmentionnées (le cas échéant), selon les modalités de la présente Politique. Cependant, tel que susmentionné, il est possible dans certaines situations que nous vous demandions votre consentement exprès pour le traitement de vos renseignements personnels, notamment par le biais de formulaires de consentement spécifiques.

Conservation et destruction

Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues et pour nous conformer à nos obligations légales. Par la suite, vos renseignements personnels font l’objet d’une destruction sécuritaire et confidentielle, ou encore d’une anonymisation en vue d’utilisation à des fins sérieuses et légitimes. L’anonymisation est un processus au terme duquel un renseignement personnel ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier la personne à laquelle il se rattache (ce qui signifie que le renseignement perd son statut de renseignement personnel).

Mesures de sécurité

Nous adoptons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Sans limiter la généralité de ce qui précède, nous:
limitons consciemment les renseignements personnels que nous collectons. Nous ne collectons que les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des fins identifiées dans la présente Politique;
surveillons les accès numériques à vos renseignements personnels par la journalisation des opérations effectuées à leur égard;
conservons un calendrier de conservation qui nous permet d’assurer que vos renseignements personnels seront rapidement détruits dès l’accomplissement de leurs fins ou l’arrivée de tout délai légal de conservation applicable;
tenons à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable;
utilisons des infrastructures et outils technologiques sécurisés, tel que des pares-feux;
assurons que les personnes ayant accès à vos renseignements personnels au sein de l’Entreprise bénéficient d’une formation et d’une vigilance adéquates en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels et leur offrons plusieurs formations annuelles visant à assurer le maintien de ce niveau de vigilance; et
recourons à des mots de passe robustes pour accéder aux logiciels ou aux plateformes renfermant des renseignements personnels, incluant la fonctionnalité d’authentification à deux facteurs.

Cependant, aucune méthode de transmission par internet ni aucun autre moyen technologique ni moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez. Il existera toujours des risques à toutes communications de renseignements personnels. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées ci-après.

Retirer votre consentement à la communication ou l'utilisation

Sous réserve de la législation applicable et de vos obligations contractuelles, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Cependant, si vous retirez votre consentement à certains usages ou à certaines communications de vos renseignements personnels, il se pourrait que nous ne puissions plus vous fournir certains services ou que la qualité de nos services en soit affectée. Nous vous communiquerons les conséquences de votre choix avant d’accepter votre demande de retrait de consentement.

Afin d’exercer votre droit de retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez suivre les démarches indiquées dans la section intitulée « Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement » de la présente Politique.

Accéder à vos renseignements personnels

Vous disposez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels. À ce titre, vous pouvez nous demander de:

- Vous informer de l’existence d’un renseignement personnel qui vous concerne;

- Recevoir communication des renseignements personnels vous concernant;

- Consulter les renseignements personnels que nous conservons sur vous en vous permettant de prendre connaissance du renseignement sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance et d’en obtenir une copie; et

- À partir du 22 septembre 2024 seulement, de vous communiquer tout renseignement recueilli auprès de vous (excluant les renseignements personnels créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel vous concernant) dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également nous demander, à partir du 22 septembre 2024, de communiquer ainsi votre renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir le renseignement personnel.

Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Nous vous informerons de ces frais avant de procéder à la transcription, reproduction ou transcription des renseignements personnels.

Afin d’exercer votre droit d’accès, veuillez suivre les démarches indiquées dans la section intitulée « Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement » de la présente Politique.

Rectifier vos renseignements personnels

Vous pouvez également nous adresser une demande de rectification relative à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous adresser une demande de rectification afin de nous demander de corriger vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes:

Votre renseignement personnel est inexact;
Votre renseignement personnel est incomplet;
Votre renseignement personnel est équivoque;
La collecte, la communication ou la conservation de votre renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.

Vous pouvez également nous demander, dans une demande de rectification, de détruire tout renseignement personnel collecté ou conservé détenons si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’était pas autorisée par la loi.

Si nous vous accordons votre demande de rectification, vous pouvez nous demander de vous communiquer une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de vos renseignements personnels.

Afin d’exercer votre droit de rectification, veuillez suivre les démarches indiquées dans la section intitulée « Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement » de la présente Politique.

Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement

Pour être considérée, toute demande d’accès, de rectification et retrait de consentement doit être adressée par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels en communiquant un courriel à consentement@divco.ca. Vous devrez prouver votre identité avant que nous puissions accepter votre demande.

Nous avons l’obligation légale de répondre (favorablement ou défavorablement) à toute demande d’accès ou de rectification dans un délai de 30 jours suivant sa réception et la confirmation de votre identité. Nous pouvons refuser toute demande conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Procédure de plaintes

Vous pouvez adresser une plainte contre nos pratiques en matière de gouvernance ou de protection des renseignements personnels au responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à consentement@divco.ca.

Mise à jour de la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre, conformément au droit applicable. Nous vous aviserons de toute modification à la présente Politique en indiquant, au début de celle-ci, la date des dernières modifications. Si nous possédons votre adresse courriel, nous vous communiquerons également un avis identifiant toutes modifications à la présente Politique.

Votre consentement par le biais de la fenêtre contextuelle à cet effet et votre utilisation continue du Site Web ou le fait que vous nous fournissiez des renseignements personnels à la suite de l’affichage des modifications apportées à la présente Politique équivaut à acquiescer aux modifications apportées à la présente Politique, sous réserve des dispositions de la Loi.

Attention aux sites web de tiers

L’Entreprise n’est pas responsable pour les renseignements qui pourraient être recueillis, utilisés ou communiqués par tout site Internet d’une tierce partie que vous visitez et l’Entreprise se dégage expressément de toute responsabilité reliée à une telle cueillette, utilisation, communication ou conservation par une tierce partie.

Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions ou des commentaires sur la présente Politique ou sur nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à consentement@divco.ca.